Das Wohnungsübergabeprotokoll
Ein Übergabeprotokoll ist eine umfangreiche Bestandsaufnahme, mit der der Zustand einer Wohneinheit dokumentiert wird. Kratzer in Türen, undichte Fenster oder gesprungene Fliesen – alle Schäden, die in einer Wohnung oder in einem Haus auftauchen können, werden bei einer Übergabe an neue Mieter oder Eigentümer in einem Übergabeprotokoll festgehalten. Mit dieser detaillierten Liste sollen Konflikte zwischen neuen und alten Mietern bzw. Eigentümern über den Zustand einer Wohnung und daraus entstehenden Kostenforderungen aus dem Weg geräumt werden.
Tendenziell ist ein Übergabeprotokoll in vielen Fällen hilfreich, um den Zustand einer Wohneinheit systematisch festzuhalten. Insbesondere in folgenden Fällen empfehlen wir Ihnen, ein Übergabeprotokoll zu erstellen:
a) Übergabeprotokoll Wohnung: Für den Einzug in eine neue Mietwohnung
Die Erstellung eines Wohnungsübergabeprotokolls oder auch Hausübergabeprotokolls beim Einzug schützt den Mieter vor unzulässigen Schadensersatzansprüchen und den Vermieter gegen während der Mietzeit entstandene Schäden und Mängel ab. Es werden der IST-Zustand der Wohnung protokolliert und etwaige Mängel dokumentiert und beschrieben. Außerdem werden die Zählerstände, die übergebenen Schlüssel sowie sonstige Regelungen festgehalten.
b) Übergabeprotokoll Wohnung: Für den Auszug aus einer Mietwohnung
Bei der Übergabe der Wohnung bei einem Umzug bzw. am Ende eines Mietverhältnisses bietet es sich ebenfalls an, ein Übergabeprotokoll zu erstellen. Im Idealfall wurde schon beim Einzug ein Protokoll erstellt, um einen Vergleich zu haben und zu sehen, ob Mängel behoben wurden oder neu hinzugekommen sind.
c) Übergabeprotokoll Kauffall: Im Falle eines Haus- oder Wohnungsverkaufs
Auch beim Verkauf einer Wohnung oder eines Hauses kann es ratsam sein, ein Übergabeprotokoll zu erstellen. Während das Wohnungsübergabeprotokoll bei Vermietungen fast schon obligatorisch ist, gestaltet sich die Dokumentation von Mängeln beim Immobilienverkauf häufig deutlich schwieriger. Insbesondere bei dem Verkauf von Bestandsimmobilien gilt grundsätzlich „gekauft wie gesehen“. Lediglich bewusst vom Verkäufer verschwiegene Mängel sind in der Haftung und können geltend gemacht werden. Im Vordergrund des Übergabeprotokolls beim Verkauf steht daher nicht die Mängeldokumentation, sondern insbesondere die Vollständigkeit der übergebenen Dokumente. Die Inhalte des Protokolls können ähnlich denen der Übergabe von Mietobjekten gestaltet werden und sollten um eine Auflistung der übergebenen Dokumente ergänzt werden. Dazu zählen:
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Neben den Personalien beider Mietparteien und gegebenenfalls weiterer anwesender Personen sowie Angaben über Ort (Anschrift der Wohnung und Lage der Wohnung im Haus) und Zeitpunkt (Datum der Protokollerstellung sowie Datum des Ein- bzw. Auszugs) der Übergabe, ist es ratsam, folgende Punkte in das Wohnungsübergabeprotokoll aufzunehmen:Auflistung mit Bezeichnung der einzelnen Räume
Achten Sie außerdem darauf, etwaige Mängel und Schäden im Übergabeprotokoll möglichst genau zu verorten, zu beschreiben und bei Bedarf Fotos zu machen. Sollten in einem oder mehreren Räumen keine Mängel bestehen, halten Sie dies ebenfalls fest. Darüber hinaus können Sie bei Bedarf folgende Punkte aufnehmen:
Außerdem wichtig: Lassen Sie sich als Mieter im Protokoll nicht verpflichten, Schäden zu beseitigen oder die Wohnung zu renovieren.
Grundsätzlich ist der Vermieter für die Erstellung des Protokolls zuständig. Ausgefüllt wird das Protokoll während einer Begehung der Wohnung vom Vermieter und vom Mieter. Während der Wohnungsübergabe sollten Sie nicht nur Augen für die Wohnung haben, sondern auch sicherstellen, dass entdeckte Schäden und Mängel auch im Übergabeprotokoll aufgeführt und richtig beschrieben werden.
Lesen Sie das Übergabeprotokoll zum Ende der Übergabe unbedingt durch, um die Eintragungen nachvollziehen zu können. Wichtig ist auch, dass alle Parteien des Mietvertrages das ausgefüllte Übergabeprotokoll unterschreiben.
Auch für den Aufbau eines Übergabeprotokolls gibt es keine Formvorschriften. Sollten Sie keine Idee haben, wie Sie das Protokoll gliedern sollen, lassen Sie sich von einem Übergabeprotokoll-Muster inspirieren.
Checkliste – An der folgenden beispielhaften Strukturierung können Sie sich bei der Erstellung des Wohnungsübergabeprotokolls orientieren:
Gehen Sie auf die Erstellung eines Übergabeprotokolls ein und bestehen Sie gegebenenfalls auf die Erstellung. Beginnen Sie, den Zustand der Wohnung zu bewerten und die feststellbaren Mängel von Anfang an schriftlich festzuhalten. Das Protokoll sichert beide Mietparteien im Konfliktfall ab. Sollten keine Mängel vorhanden sein, halten Sie dies ebenfalls im Protokoll fest.
Achten Sie darauf, dass während der Protokollerstellung gute Lichtverhältnisse herrschen. Bei schlechten Lichtverhältnissen bleiben Mängel und Schäden häufig unentdeckt oder lassen sich verbergen. Außerdem sollten Sie gegebenenfalls Möbel verrücken oder Teppiche einrollen, um die Bausubstanz sehen zu können.
Achten Sie darauf, dass beide Parteien eine Ausführung des Übergabeprotokolls bekommen und diese identisch sind. Verlangen Sie zudem eine Kopie oder eine Abschrift des unterschriebenen Protokolls, damit es nicht zu nachträglichen Änderungen kommt oder im Nachhinein Vorwürfe über angebliche Änderungen im Raum stehen.
Achten Sie darauf, dass Sie etwaige Schäden möglichst genau dokumentieren. Schreiben Sie detailliert dazu, wo und wie der Mangel vorliegt. Machen Sie Fotos und stellen Sie sicher, dass die im Übergabeprotokoll dokumentierten Inhalte eindeutig beschrieben und zuordenbar sind. Vermeiden Sie außerdem möglichst allgemeine Aussagen und beschreiben Sie den jeweiligen Sachverhalt so genau wie möglich.
Ziehen Sie während des Übergabetermins eine weitere Person hinzu, welche im Zweifelsfall bezeugen kann, ob Schäden bereits vorhanden waren oder ob Schäden nach der Wohnungsübergabe dazu gekommen sind. Hier reicht es aus, wenn es sich um eine(n) Bekannte(n) handelt, gegebenenfalls kann diese Funktion auch der Makler übernehmen. Bei einer Übergabe im Falle eines Verkaufs sollte es sich hier um einen Fachmann, etwa einen Makler oder einen Immobiliensachverständigen handeln. Vergessen Sie nicht, die jeweilige Person ebenfalls in das Übergabeprotokoll einzutragen und unterschreiben zu lassen.
Bestehen Sie darauf, dass versteckte Mängel, die während der Wohnungsübergabe nicht direkt ersichtlich waren, nachträglich ins Übergabeprotokoll aufgenommen werden. Dies können beispielsweise eine defekte Telefondose oder eine verstopfte Leitung sein. Achten Sie in dem Zuge außerdem darauf, dass das geänderte Überprotokoll neu unterschrieben wird. Achten Sie darauf, dass klar ersichtlich ist, dass das Übergabeprotokoll nochmals unterschrieben wurde, indem Sie die zweite Unterschrift neu datieren.
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Das Wohnungsübergabeprotokoll ist, sofern von beiden Seiten unterschrieben, rechtlich bindend und schließt insbesondere spätere Ansprüche des Vermieters gegenüber dem Mieter aus. Es zählt als Urkunde und hat somit im Streitfall auch vor Gericht eine Beweiskraft. Das Übergabeprotokoll führt zum Ausschluss späterer Einwendungen und wird so behandelt, als dass Punkte, die nicht enthalten sind, als nicht existent gelten. Achten Sie daher für die Beweissicherung auf einen möglichst hohen Detaillierungsgrad.
Übrigens: Bei Abnutzungen wie Laufspuren auf dem Teppichboden oder Schatten um abgehangene Bilderrahmen herum müssen Sie sich keine Sorge um die Rückzahlung der Kaution machen. Diese Schäden gelten als gewöhnliche Abnutzungen und bedingen nicht den Einbehalt der Kaution. Sollte es zu einem Streit zwischen Ihnen und Ihrem Vermieter kommen, kann es im Einzelfall gegebenenfalls ratsam sein, einen Mieterverein oder einen Anwalt für Mietrecht zu konsultieren.
Wie schreiben und strukturieren Sie ein Übergabeprotokoll? Muster für ein Übergabeprotokoll gibt es viele. Diese können Sie gut und gerne verwenden, denn es ist nicht gesetzlich festgelegt, wie ein Übergabeprotokoll gestaltet werden muss. Wie sie das Protokoll strukturieren oder welche Inhalte Sie einbringen, bleibt daher Ihnen überlassen. Sie sollten allerdings unbedingt Angaben im Übergabeprotokoll aufnehmen, um die Wohnung oder das Haus identifizieren zu können. Neben der Anschrift und der Art der Immobilie sollten Sie das Datum, die Teilnehmer der Wohnungsübergabe und die vorhandenen Räume nennen. Außerdem sind neben der Mängelbeschreibung oft auch Fotos hilfreich, um den Zustand detailliert zu dokumentieren.
Es gibt kein Gesetz, das Sie dazu verpflichtet, ein Übergabeprotokoll anzufertigen oder an einem Übergabeprotokoll mitzuwirken. Es wird allerdings empfohlen, ein Übergabeprotokoll freiwillig zu erstellen, da es Mängel und Schäden detailliert beschreibt, um Konflikten über den baulichen Zustand einer Wohnung oder eines Hauses vorzubeugen.
Da es keine gesetzlichen Vorgaben zum Übergabelprotokoll gibt, kann bei einer Wohnungsübergabe frei gewählt werden, wer das Übergabeprotokoll schreibt. In der Regel übernimmt die Erstellung der Vermieter, um neutral zwischen dem Vor- und dem Nachmieter zu vermitteln. Es ist wichtig, dass das Übergabeprotokoll mit Unterschriften der teilnehmenden Personen versehen wird, weil das Protokoll und die darin enthaltenen Mängel so bestätigt werden.
Ein Übergabeprotokoll für eine Wohnung ist aufgrund der geringeren Wohnfläche und der geringeren Zimmerzahl oft einfacher und kürzer als ein Übergabeprotokoll für ein Haus. Darüber hinaus liegt der Fokus einer Wohnungsübergabe oft auf den Innenbereichen der Wohnung, während Hausübergaben zusätzlich die Außenanlagen, die Dachflächen sowie die Fassade und die Kellerflächen einbeziehen. Insgesamt wird ein Übergabeprotokoll dadurch länger und umfangreicher.
